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領袖訓練初級課程第八課 優先次序與決策
 
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李星沙牧師
11/13/2010


領袖訓練初級課程第八課 

優先次序與決策

上一課我們提到正確的優先次序對領導的重要。最主要是按照聖經的原則排出優先順序,來充分有效地利用我們的時間。為了強調設定優先次序是符合聖經的教導,我從聖經裡指出一些優先次序的根據與基本原則。然後我讓你按照你目前工作時如何使用你的時間,去評估您個人的領導力。我們說過,領袖越會充分有效的利用時間,他的領導力就越強。如果你得分高於6,今天這一課將使你如虎添翼,讓你在領導的領域裡更上一層樓;如果你得分是6或低於6,那麼,你更應該好好的把握今天這一課,用心學習、應用、操練,使你成為一個高效律的領導。

本課摘要:現在我們就來看第八課:優先次序與決策。我希望用這一課來裝備你,幫助你按照優先次序去帶領、規劃、決定,讓你受裝備之後,處事可以主動出擊,而不是被動反應。


80/20法則   

首先我要介紹一個很實際、很管用的優先次序原理(或是規則),也許你已經聽說過,這個著名的理論原先是由一位義大利經濟學家巴銳托(Pareto)提出併發展出來的。他發現義大利全國80%的財富是在20%人的手中。後來他到許多國家作普查,發現這個80/20的比率幾乎完全不變。這個原理在商場上最普遍看到的現象,就是公司80%的業務是由20%的顧客獲得的。甚至在生活中的芝麻小事上,這個原理也仍然適用。比方說,我們在80%的場合會穿我們最喜歡的20%的衣服;我們會花80%的休閒時間與我們最要好的那20%的朋友在一起。這個原理在我們教會事工上也很適用。比方說,教會裡80%的工作是由20%的人作的。要達到80%的成果,我們只需用20%的時間就能夠做到。換句話說,我們只花20%的精力就能得到80%的滿足。更典型的例子是:我們80%的時間都被20%的人佔用去了。同樣的,在教會的事工上,我們往往花了80%的精力,而事工只結了20%的果實。為什麼?因為我們沒有抓住首要的任務,沒有做出正確的決策。這個概念極其重要,這不是一個西方理論,而是在世界各個領域中普遍適用的。80/20規則告訴我們,如果把精力集中到最重要的活動裡去,就能得到最高的效益回報。事實上,如果我們關注優先的20%的大事,我們就可以完成80%預期的效果。這個原則也能用在你的日常生活中,讓你的領導更有效率。

求神賜給我們智慧,曉得如何設定優先次序,作出正確的決策。詩篇90:12:「求你指教我們怎樣數算自己的日子,好叫我們得著智慧的心。」如果你把優先要做的事放錯了順序,那麼,這個原理就會反過來,變成:付出80%的努力, 只得到20%的成果,也就是事倍功半。所以我們要花點時間思考,以利於我們更好理解這個課程。

如果你關注瑣碎小事,這個原則會給你苦頭吃。你花費了80%的精力只能得到20%的預期效果和成果。當然,從正面看,這個原理也提醒我們應該將時間投入到20%有影響力的人身上。


我們可以從80/20規則中學到的功課

1.  活動不等於功效

我們的目標並不是要做事做到忙得不可開交。你應該尋找最適合的人和事去投入你的時間。我們常常觀察到那些剛信主不久的弟兄姐妹,生命大大改變,熱心事奉,一身蠻勁,以至於認為全身投入拚命服事就是成效。他們覺得如果你不是每天投入許多小時,你就不是在為神成就大事。許多傳道人以為要越忙碌才表示越愛主、越忠心服事主。事實上,我們不必事必躬親,可以把事交給別人作。我們也不必每天工作14小時,每週7天地為神做工。我們的目的不應該是保持忙碌。你必須學會物色人才,培養同工,把時間精力花在最重要的人和事上。

2.  苦幹不如巧幹

我們不要僅僅苦幹,而要巧幹。巧幹也意味著合理分工,讓同工們擔當更多的責任。這也是個好管家的做法。我們不能也不應該把同工們的恩賜保留起來。應該讓他們發揮,讓他們成為好管家,也讓他們都學會巧幹。這樣我們就不必過於辛勞。我們不是懶惰,推卸責任。這一點要講清楚。我們是要學會巧幹,做神呼召我們去做的工作。當我們的同工們也都懂得各做神要他們做的事情的時候,神的國度就被提升了。

神是按我們的恩賜和能力來分配責任給我們的,他不會要你為一些你擔當不起的責任去負責的。聰明地工作的意思是做你能做的,而把其他人能做的工作分配給他們去做。忙得事倍功半有什麼好處呢?

3.  有條理就不必苦惱


如果我們學會有條理,處理事情就會更加有效,省下我們不少時間和苦惱。整理好工作環境,心情就自然輕鬆愉快。亂糟糟的環境會影響情緒和效率。你也許見過某些人的辦公室,雜亂無章,滿地滿桌子都是檔,堆到比頭還高。奇怪的是辦公室的主人總能在某個角落或是文件推裡面找到他要找的文件。但是根據統計,如果你把自己的辦公室整理得井井有條,每天可能會節省3小時找東西的時間。這也是商業管理課程中所教的。

4.  有評估就不至停滯

按著目標來考慮我們的處境是非常重要的,要使自己的領導力更上一層樓,必須經常對當前情況作出評估。經常自我評估,能防止停滯不前。我們可以花些時間查考哈該書第一章3-9節。是和下面這兩點(4,5)有關的。我們要經常評估自己的進展,看看離目標有多遠。看看有沒有偏離目標,如果有的話,要及時矯正過來。當然不必太頻繁,每月一次或是每季一次就可以了。你要養成習慣,定期回顧自己的工作;回顧神的呼召、神給的使命、和自己由此所定下的優先順序,看自己是不是照著做了。剛開始的時候,你可以每天總結自己的工作,看看自己每天定下的三個優先任務完成了沒有,如果沒有,則要找出原因來。要對自己完全誠實。有的時候,甚至得請別人幫忙來監督自己。他們不會和你過不去,而是起個督促作用。因為只有這樣,才能進步、才不至停滯不前。

5.  規劃你的優先次序

要有效地掌握每一天。不然,時間就會來掌管你。不要讓他人的要求填滿你的一天。重點不在把你的時間表填滿,而是要先把你的優先次序排進時間表。我們在上一課已經講到很多關於規劃優先次序的事,你可以再回去溫習一下,我們今天就不再多談了。

6.  反應不算是領導

在我們生活上和工作中難免會出現各種狀況,我們對這些狀況總會做出某些反應。好的領導不會作出一些消極和被動的反應。我們必須對各種干擾或影響做出正確且積極的反應,才不至於打亂我們的優先順序。我們都生活在一個快節奏的時代,雖然可能有些鄉村的步伐相對還沒那麼快,但是慢慢當鄉村都市化之後,步伐也很快就跟上來了。我們很可能都被感染了現代人的所謂「速食症」:兩分鐘之內速食還沒送到手就開始抱怨了。在我們的服事生涯中也是這樣,我們的事工都有要緊的事情需要先完成,如果作了十分鐘就突然被打岔,要暫時停下手上的工作,無法按照計畫內的時間完成工作,我們就開始緊張起來,有時就顧不上優先順序了。當你一旦失去控制,亂了方寸,只能作出被動的反應,疲於應付,被急事所奴役,你就不是個好領導者。所以必須慎重計畫、認真執行。

請記得,當你失去控制,就意味著你已經不再發揮領袖的作用了,而只是在應付當務之急。所以,如果你發現你正在忙著作一些與你最終目標毫不相關的事,你就已經成為應急的奴隸,而不再是領導了。

7.  對瑣事要說不

這和前面兩點是關聯的。我們要學會說「不」。這個「不」字並不容易說,因為我們喜歡周圍的人,也盡力讓大家喜歡我們。作為教會的領袖,我們常常會希望能迎合大家,為大家所擁戴。可是我們不能總是有求必應。比如你早上給自己定了三件必須先完成的工作,當你開始執行的時候,電話響了,怎麼辦?除非是房子著火了,或者是快鬧出人命了,否則,你要勇敢地向對方說:「很抱歉,我現在不方便,兩個小時後我再回你的電話。」在緊要關頭敢於說「不」是完全合理的。


怎樣才能得體地說「不」

領袖對瑣事必須敢於說「不」。只有這樣他們才會對大事說「是」。要注意的是,只有認識我們自己,知道我們的恩賜,清楚我們的使命,才比較容易決定什麼事該做,什麼事不該做。當某些任務不能推進我們的目標時,我們必須敢於說「不」,當然,如何有禮貌的說「不」、婉拒別人的請求,確實是一門學問。你決定說「不」和你說「不」的方式及技巧是同樣重要的。下面我就來講三點,或許對你有幫助。

1.  對事不對人

讓提出要求的人理解,你不是拒絕他們,他們的主意和建議也許是很合理的,甚至是你所認同的,等你有了時間會全心去考慮。但是在此時此刻你不能分心去處理或考慮他們的要求或建議,因為你有更重要,更緊迫的任務要完成。要讓別人明白你並沒有拒絕他們,只是你不同意現在擱下你手上的重要事情,去做他們要你做的那件事而已。要肯定他們的想法,但要解釋這些想法不能有效配合你現在所需要去成就的事。

2.  儘量用為對方著想的出發點來回應

告訴他們你很願意幫忙,願意認真考慮他們的建議,讓他們知道你不想敷衍了事,只是此時此刻抽不出時間來,並且給他們合理的原因來。要讓人明白你不是順口拒絕,而是由衷地想要與他們配合。只是你的時間有限,現在不可能去做他們要求的事。

3.  要靈活、創意的轉移,找出替代的方法

有時候要做一些替代的選擇,或者是大家讓些步。替他們想想如何可以不需要你的直接介入,而能夠做好他們的事工、實現神所給他們的構想。儘量鼓勵他們的信心。儘管你無法直接幫忙,你或許可以用你的影響力,另找人幫助他們。幫助他們全面考慮,對提出要求的教會或個人或者某項事工多少會有益。
記得要養成習慣,千萬不要用否定的語氣來結束對話,不要把門關上。我們的使命是造就人,他們的主意或許真的是從神而來,是個好主意,但是此時此刻對你不適用。所以我們要學會婉拒的智慧。讓我舉一個很好的例子, 來說明神對我們的禱告說「不」的時候所附帶的恩典。我們都知道,神對我們的禱告可以有三種回應:應允,拒絕,或者等等看。我們回答人的要求也是可以這樣啊:可以,不可以,或者等一回兒再說。當你說「不」或是「等等看」的時候,記得要附帶恩典,而不是鐵面無私地關上門。這當然需要不斷的操練。希望你好好學習說「不」的技巧,更希望你把學到的經驗向你所訓練的下一代領袖分享,讓他們從你的經驗得到收益。


領袖如何善用時間?

領袖如何充分利用時間?這是我們這一課的精髓。讓我提出十個建議:

1.    列出一張任務清單:或許有些人會質問,為什麼一定要開列清單呢?順著一件件的事去做不就成了嗎?但是,只怕你做第一件事的時候,就把其他要緊的事都忘了。或者,意外的事情發生,把你的日程打亂,你就根本忘了原來神今天要你完成的工作。所以我們要記住列好每日的任務清單並盡力完成。

2.    定好優先次序:上一課我們已經解釋過,事情分大小輕重緩急,必須把最重要的事放在首位。但是執行要靈活,任務清單上列在首位的事可能會被剛剛來的新任務代替。比如昨天定好的今天工作安排會受到早上開會的決議所影響,本來第三優先的任務必須升級為第二優先。也就是說,每天的清單往往會要根據情況給與調整,而不是死硬規定一成不變的。

3.    避免完美主義:做事追求出色和追求完美是大有區別的。我們都希望把工作做的很好,這是符合聖經教導的。但是完美主義是我們要避免的一個極端傾向。這也是不符合聖經的。我們都不完美,因為我們不是神,我們不可能凡事都完美無瑕。我們應該盡力而為,把工作做好。追求完美會佔用你太多的時間。

4.    凡事查問,追根究底:不要讓習慣或情緒阻止你調整你的日程和工作清單。如果某件事行不通,就堅決把它刪掉,不要拖泥帶水。隨時要質問自己:為什麼我在做這件事?凡事打個問號,經常慎重考慮:有沒有比自己更合適的人選?我們不是要隨便把事丟給別人做,那樣不是好的領導。我們是要把服事的機會給更多的人,讓他們參加到服事團隊裡面來,一起完成主的工作。所以,要經常質問評估自己的計畫以便隨時作出調整。

5.    積極期待挑戰,不畏壓力:別讓壓力使你癱瘓,而要讓壓力推動你向目標邁進。許多時候,緊張能迫使你專心致志,使你做事更有效率。這就是為什麼我前面講到,我們需要在精力最旺盛的時段去處理這些挑戰性的工作。因為這些看起來好像很棘手的工作,往往是使你達到突破的前奏。很多時候,壓力會迫使我們更專注,更有效率地開展我們的事工。

6.避免雜亂:雜亂使你工作無法向前。千萬不要把時間浪費在找東西上,東西應該各就各位,要習慣物歸原位。不堆積檔,要勤於整理。在處理每天郵件的時候,不留心就會堆積起來,處理信件要養成好的習慣,就是拆一封信,處理一封,該回覆的就回覆,該歸檔的就歸檔。然後再去拆下一封信。不要一直往桌子上疊,或是往抽屜裡丟,等有空時再回來處理。

7.    避免拖延:不要把困難、麻煩的事往下拖。而是要把難做的事先做,輕鬆簡單的事後做。重要的事在精神充沛時首先做,容易的事和有趣的事放在後面作。

8.    控制干擾和分心的事:儘量減少受干擾的時間。做領袖的難免經常有人會有事求見,特別是像我這樣執行「開門辦公」的,受到「不速之客」的干擾機會更多。但是有時候為了不被打斷工作,我必須說不。我會說,能不能過5分鐘再來,或者過半小時。儘量減少別人幹擾你的時間,專心做你主要的工作。

9.    讓同工來補足你的弱點:配備助手彌補自己的不足之處。要有自知之明,特別要看到自己的弱點,聘請助手來彌補,彼此相輔相補。這樣,不但能完成主的事工,還得到肢體們在主內合一的操練。

10.    使用工作日曆:可以用電腦日曆,或是一般的日曆簿子,把每日工作安排好,並排好優先。這樣使我們容易按次序完成各項工作。


自我評估:三個有智慧的問題

最後這一部分,我要你做一次自我鑑定或自我評估。我要問三個智慧的問題,每個問題都要經過思考再回答。

1.需求:什麼是我必須做的?當我們感到被工作要求壓得喘不過氣的時候,停下來想想:什麼事是你必須做的;什麼是你想做的。我們生命最大的義務也就是我們的首要任務:這就是神對我們的要求。今天我為了完成神的使命該做些什麼?如果你今天沒有答案,沒有關係,不必花太多時間去深究。下一冊還會講到這個問題。

2
結果:什麼將帶來最大的回報?當你排列優先次序時,要問自己這個問題:什麼能給我帶來最大的成效?你應當把大部分時間花在你的強項上工作。聰明的人不會讓自己的精力消耗在他不合適的事情上。找著你的恩賜,藉著這恩賜充分運用你的時間。

3.獎賞:什麼帶來最大的獎賞?什麼使我得到神最大的獎賞。當我們仔細檢點自己工作中的優先順序時,也要看一看個人的成就感。當我們的恩賜我們的全身心都有效地被神使用的時候,神就會讓我們感到最大的滿足。你在哪些方面最有成就感,花點時間把它寫下來。是領會?領詩?還是訪談? 做專題講座? 把它寫下來。你會慢慢發現什麼事為你帶來最大的獎賞。

結論

好,現在我們來給這重要的一課作一個總結。你還記得那個把大小石頭裝進玻璃瓶的遊戲嗎?對了,要先把大石頭裝進瓶子裡,再裝中的,最後裝小的。同樣的,我們要把最重要最關鍵性的大事排在第一優先來做。因為正確的優先次序,能幫助領袖達成事半功倍的果效。那麼,什麼是最重要、最關鍵性的大事呢?當然每個機構,每個教會情況都不一樣,領導要有智慧按照事工上的需要去安排優先次序。在這裡我要特別提醒你,在做任何決定之前,請先參考我在上一課所講的一些聖經對優先次序所教導的原則。

最後,我要帶你回到80/20的原理上來。請記住,多量的工作並不等於工作有成效。你只要花20%的時間就有可能產生80%的工作成果。你只要作好最優先的那20%的事,就能達成最終目標的80%。好的領導應該把時間投資在20%的人身上,因為這些人能做好80%的工作。

現在我要提出一系列的問題,請你在15分鐘內把答案寫出來。

(1) 誰是你值得將你的生命投資進去的人?在你的教會裡,誰是哪20%最有影響力的人?請寫出他們的名。

(2) 作為領袖,在你所服事的單位裡,有哪些事情能產生最大的成果?

(3) 在你的領導角色中,哪一項帶給你最深的個人實現感?

(4) 你周圍有哪些潛在領袖,你可以裝備他們服事或進入領袖行列呢?

希望你花點時間回應上面這幾個問題,這能幫助你建立清楚的優先次序,也能幫助你做正確的決策。


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在這一課,首先我們要探討策劃,就是策略性的計畫,對領導的重要。然後我們要探討策劃是不是合乎聖經的教導。如果是的話,我們就從聖經裡找出一些策劃的實例,讓我們確認策劃對屬靈領袖的重要,使我們知道策劃怎樣幫助領袖帶領神的子民去實踐神所託付他們的使命...

領袖訓練初級課程第十二課 制定策略性的計畫 
今天我們要來學習如何用策略性的計畫使事工不斷持續的成長,我也要教你怎樣制定策略性計畫的12個重要步驟...

領袖訓練初級課程第十三課 神對領袖的考驗 
我們這一課的目的是要讓學員確信,所有的領袖在不同的階段都會經歷各種大小不等的考驗。從神來的考驗是有益的,為要證明領袖在某些領域裡的成長情況。我們要從聖經裡找出一些領袖受考驗的例證,從這些例證當中學習領袖對於考驗的正確心態...

領袖訓練初級課程第十四課 領袖如何面對考驗 
今天我要指出一些屬靈領袖在生活和事奉中可能面對的種種考驗,接著我們要探討如何識別這些考驗,以及領袖應該如何面對、擔當這些考驗...

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